Assistant(e) de Direction

  • Niveau 5 (BTS, Bac+2) - anciennement niveau III
Code(s) ROME 
M1604
Autre(s) appellation(s) 
Assistant / Assistante de Direction Assistant / Assistante de Direction bilingue Assistant / Assistante de Direction trilingue Assistant / Assistante de Manager Attaché / Attachée de Direction Office Manager Secrétaire de Direction Secrétaire de Direction bilingue Secrétaire de Direction trilingue
Parcours de la formation 

- Préparatoire : tests écrits et oraux en français et en anglais + entretien avec l’équipe pluridisciplinaire
- Parcours qualifiant : 1445 heures dont 280 heures en entreprise
- Période d’application en entreprise : 8 semaines de stage en entreprise
- Accompagnement au développement de compétences transverses

Diplôme ou titre obtenu 

Assistant(e) de Direction- Titre professionnel de niveau III - homologué par le Ministère du Travail.

Descriptif du métier 

L’Assistant(e) de Direction est l’interface entre la Direction, le personnel interne et les partenaires et collaborateurs externes. Il / Elle prend en charge l’aspect administratif de la gestion de l’entreprise et de son dirigeant (ou responsable), et est parfois spécialisé(e) (droit, communication, ressources humaines…).
Il / Elle maitrise les outils bureautiques et les Technologies de l’Information et de la Communication. Outre une excellente qualité rédactionnelle, il / elle doit savoir s’exprimer à l’oral devant un public et doit parfaitement maitriser les outils d’organisation administrative et de gestion de projets.
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.

Lieux d'exercice et circonstances habituelles de travail 

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...). Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.
L'Assistant(e) de Direction est au cœur du système de communication, d'organisation et de décision de l'entreprise. Il (elle) assiste un ou plusieurs dirigeants et se voit confier des missions qui confortent ce rôle central.

Par ses qualités organisationnelles et sa rigueur, il (elle) optimise les journées du dirigeant ou de l'équipe. Il (elle) contribue à l'évolution des procédures d'organisation et facilite la prise de décision en construisant dans les délais des outils de pilotage efficaces. Il (elle) compile et consolide des données sous forme de reporting des activités ou des résultats. Dans les grandes structures, il (elle) peut participer à l'élaboration des budgets.

Vecteur de l'image de l'entreprise, il (elle) gère le traitement de la communication écrite et orale : il (elle) assure l'interface avec les interlocuteurs et collecte, analyse et diffuse l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.

L'Assistant(e) de Direction participe également à différentes fonctions assurées par la direction de l'entreprise : il (elle) assiste le pilote de projet dans la coordination et le suivi d'un projet, il (elle) prend en charge l'organisation complète d'un événement et il (elle) participe à la mise en œuvre d'opérations de communication liées à ces projets. Il (elle) assure un rôle de relais RH en contribuant à la gestion administrative du personnel et en participant au processus de recrutement.

L'Assistant(e) de Direction, sous la responsabilité de son hiérarchique direct, exerce son métier en toute autonomie, dans le respect de la confidentialité, en appréciant les urgences et les priorités. Selon le domaine de l'entreprise, il (elle) prend en compte les différences culturelles et professionnelles dans ses activités.

Dans un contexte de plus en plus cosmopolite, la fonction d'Assistant(e) de Direction requiert un niveau d'anglais permettant de communiquer avec spontanéité et aisance aussi bien à l'écrit qu'à l'oral (la proximité géographique avec le Luxembourg et l’Allemagne, nous amène à également favoriser et à étendre les compétences linguistiques de nos stagiaires à l’apprentissage de l’allemand également dans le cadre de l’auto-formation par exemple).
Le travail en réseau et les évolutions technologiques des outils de communication exigent une maîtrise des outils collaboratifs.

Point d'ancrage d'un dirigeant ou d'une équipe de plus en plus nomade, l'Assistant(e) de Direction est au centre de relations souvent complexes, à l'interne et à l'externe. Il (elle) représente le dirigeant et veille au maintien de l'image de l'entreprise, ce qui exige de fortes compétences relationnelles.
Il (elle) exerce généralement ses activités de façon sédentaire, mais peut être amené(e) à assister sa hiérarchie lors de ses déplacements.

Aspects fonctionnels et médicaux 

L’Assistant(e) de Direction exerce son métier de manière principalement sédentaire, mais il lui est possible de se déplacer avec son responsable ou seul(e). La profession amène l’Assistant(e) de Direction à travailler principalement assis à un bureau (son poste de travail) et majoritairement avec les outils informatiques (ordinateur de bureau ou portable, tablette, imprimante, scanner, téléphone fixe ou portable, smartphone).
L’Assistant(e) de Direction doit pouvoir gérer son stress et travailler longuement en position assise avec les outils bureautiques.
Un marche pied, un clavier adapté, un agrandissement de l’écran, une synthèse vocale, et des fournitures facilitant la prise en main et la lecture de certains documents peuvent être mis à disposition de l’Assistant(e) de Direction afin de lui faciliter le quotidien.

Conditions d’accès 
  • Orientation sur décision de la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées
  • Conditions particulières à vérifier auprès de chaque établissement
  • Visite d'accueil préalable possible
Rémunération 

Pendant votre stage de formation, vous bénéficiez d'une rémunération. Elle vous est versée par la Région.

Son montant varie entre 644 euros et 1 932 euros nets par mois, en fonction de vos emplois précédents.
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