La secrétaire assistant(e) immobilier effectue la gestion locative et administrative d’un portefeuille de biens immobiliers dans les domaines de l’entretien, du nettoyage, de l’hygiène et de la sécurité technique notamment. Veille à la cohérence et à la qualité des services rendus aux clients et aux bonnes relations avec le bailleur.
Donne un premier niveau d’information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires, personnels de proximité,….)
Le (la) secrétaire-assistant(e) immobilier exerce son activité, à la fois administrativement et commerciale, dans le secteur de la transaction, de l’administration ou de la gestion de biens immobiliers.

Il (elle) travaille sous l’autorité et par délégation d’un dirigeant qui, dans le cadre d’une profession réglementée, détient une carte professionnelle et dispose d’un mandat du client, pour la vente, l’achat ou la gestion de son bien.

Il (elle) assure l’accueil et le conseil de premier niveau auprès de la clientèle en répondant à ses demandes, en face à face ou au téléphone. Il (elle) doit faire face à des situations variées qui demandent une bonne connaissance des spécificités du secteur et un sens du contact. La « relation client » est une dimension essentielle de son métier.

Dans ses fonctions administratives, il (elle) facilite le travail du responsable ou de l’équipe, en coordonnant les diverses opérations : il (elle) prépare les dossiers administratifs des transactions, de location ou de syndic de copropriétés et en assure le suivi, ce qui nécessite une bonne connaissance des procédures en vigueur et une grande rigueur. Il (elle) tient compte des réglementations applicables au secteur de l’immobilier et de leurs modifications et s’adapte en permanence aux évolutions technologiques liées à son métier.

Garant(e) de la confidentialité des informations personnelles et administratives portées à sa connaissance, il (elle) se doit de respecter la vie privée de la clientèle.

En agence immobilière, il (elle) s’occupe de la communication et de la publicité (préparation des annonces sur les biens, mise en place de l’affichage en vitrine, suivi du site Internet, etc.). En gestion locative ou en syndic, il (elle) est amené(e) à suivre les éléments budgétaires liés aux décomptes de charges, et à assurer les relances de règlements des loyers, jusqu’à la mise au contentieux.

En relation constante avec les partenaires professionnels (assureurs, organismes sociaux, notaires, etc.) et les clients (propriétaires, locataires, bailleurs), il (elle) organise son travail de façon autonome en appréciant les urgences et les priorités. Son champ de responsabilité est fonction de la délégation qui lui est accordée par sa hiérarchie. Cependant, il (elle) n’intervient pas au niveau décisionnel.

Il (elle) travaille de façon sédentaire soit dans une agence, soit dans un bureau, dans le cadre d’une organisation définie, en appliquant les consignes fixées par le responsable de l’établissement et en respectant les délais exigés par les procédures. Dans certains contextes d’emploi, il (elle) peut être amené(e) à se déplacer de manière occasionnelle pour effectuer des visites de biens.

Il (elle) utilise couramment les outils bureautiques et les technologies de communication, ainsi que des logiciels spécifiques à l’activité.

Dans certaines structures et selon l’emplacement géographique, l’usage d’une langue étrangère peut être nécessaire pour assurer l’accueil physique et téléphonique.